The Rehab Labs webbaserade programvara för ordination av övningar använder personuppgifter för att tillhandahålla sina tjänster till abonnenter och deras klienter. The Rehab Lab tar dessa uppgifters integritet och säkerhet på allvar och vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder som är utformade för att skydda dem.
Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar behandlingen av personuppgifter som rör personer inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Personuppgifter kan omfatta information såsom namn, e-postadresser, kontaktuppgifter och identifierare online.
Den här sidan förklarar hur The Rehab Lab behandlar personuppgifter, vår roll som Personuppgiftsansvarig och Personuppgiftsbiträde, hur länge uppgifter lagras samt vilka möjligheter abonnenter har att hantera personuppgifter som lagras i The Rehab Lab.
Se även The Rehab Labs integritetspolicy.
The Rehab Lab har utsett en teammedlem baserad i Nya Zeeland till dataskyddsombud (DPO). The Rehab Labs dataskyddsombud övervakar interna rutiner för dataskydd samt övergripande frågor som rör integritet och efterlevnad av GDPR.
Du kan kontakta vårt dataskyddsombud på följande e-postadress:
data.protection@therehablab.com
The Rehab Lab agerar som Personuppgiftsansvarig för personuppgifter som är direkt kopplade till våra abonnenter och deras konton. Detta kan omfatta information såsom abonnentens namn, e-postadress för kontakt, kontaktadress, användarnamn och kontoinformation.
Abonnenter kan, när det är tillämpligt, begära tillgång till, rättelse av, export av eller radering av sina personuppgifter. Begäranden kan göras genom att kontakta The Rehab Labs dataskyddsombud.
Vi ger abonnenter möjlighet att välja bort e-postmeddelanden om marknadsföring, produktuppdateringar och specialerbjudanden. Detta omfattar inte kommunikation som är nödvändig för administration, säkerhet eller drift av ett konto, såsom betalningsinformation, abonnemangsmeddelanden, säkerhetsmeddelanden, serviceinformation eller klientförfrågningar som av misstag har skickats till The Rehab Lab.
Observera: The Rehab Lab lagrar inte kreditkortsuppgifter i våra system. Kortbetalningar behandlas av Windcave, vår betalningsleverantör.
När en abonnent väljer att lagra information om sina klienter i The Rehab Lab är abonnenten Personuppgiftsansvarig för denna information och The Rehab Lab agerar som Personuppgiftsbiträde.
Klientinformation som behandlas via The Rehab Lab kan omfatta information såsom klientens namn och e-postadress. Abonnenter avgör om denna information ska registreras i The Rehab Lab och ansvarar för att fastställa en lämplig rättslig grund för behandlingen av sina klienters personuppgifter.
The Rehab Lab använder inte klientinformation för marknadsföring och kontaktar inte självständigt en abonnents klient, förutom när det är nödvändigt för att tillhandahålla en tjänst som abonnenten har begärt, såsom att leverera ett rehabiliteringsprogram, eller när det annars krävs enligt lag.
Om en abonnent får en giltig begäran från en klient avseende tillgång till, rättelse av, portabilitet av eller radering av dennes personuppgifter kommer The Rehab Lab att ge abonnenten rimlig hjälp med att uppfylla begäran när den relevanta informationen behandlas via The Rehab Lab.
Abonnenter kan radera enskilda klientposter inifrån The Rehab Lab. Vid radering tas klientposten bort från det aktiva produktionssystemet. Historiska kopior kan tillfälligt finnas kvar i säkra säkerhetskopior för katastrofåterställning tills dessa säkerhetskopior löper ut i enlighet med schemat för lagring av säkerhetskopior som beskrivs nedan.
Abonnenter kan begära hjälp med export eller radering av klientuppgifter genom att kontakta The Rehab Labs dataskyddsombud på data.protection@therehablab.com.
Abonnenter kan också välja att inte använda klientsektionen i The Rehab Lab. Klientsektionen kan inaktiveras för alla användare inom ett abonnemangskonto genom att kontakta The Rehab Labs support eller vårt dataskyddsombud.
Aktiva abonnemang
Så länge ett abonnemang är aktivt lagrar The Rehab Lab abonnentens kontouppgifter och eventuella klientuppgifter som abonnenten har lagrat i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla The Rehab Labs tjänster.
Abonnenter förblir, i egenskap av Personuppgiftsansvariga, ansvariga för att avgöra vilken klientinformation de registrerar i The Rehab Lab och hur länge denna information ska lagras. Klientposter kan när som helst raderas från The Rehab Labs aktiva system av behöriga användare.
Utgångna abonnemang
När ett abonnemang löper ut stängs åtkomsten till kontot av. The Rehab Lab lagrar abonnentens konto och tillhörande uppgifter i upp till 12 månader efter abonnemangets utgångsdatum.
Denna lagringsperiod gör det möjligt för en abonnent att återaktivera sitt abonnemang utan att förlora befintlig kontoinformation, klientposter och rehabiliteringsprogram.
Om abonnemanget inte återaktiveras inom 12 månader från utgångsdatumet kommer abonnentens konto och tillhörande uppgifter att raderas permanent från The Rehab Labs aktiva produktionssystem.
Tidig radering
En abonnent kan begära att kontot och tillhörande uppgifter raderas före utgången av lagringsperioden på 12 månader genom att kontakta The Rehab Labs dataskyddsombud på data.protection@therehablab.com.
Av säkerhetsskäl kan The Rehab Lab kräva verifiering av att en begäran om radering har gjorts av en behörig kontoinnehavare innan raderingen genomförs.
När ett konto har raderats från det aktiva produktionssystemet kan det inte återställas genom normal användning av The Rehab Lab.
Information som lagras för rättsliga ändamål
Radering av en abonnents konto innebär inte nödvändigtvis att The Rehab Lab måste radera information som vi enligt lag är skyldiga att lagra oberoende av abonnentens konto.
The Rehab Lab kan exempelvis lagra fakturor, betalnings- och transaktionsuppgifter samt annan information när lagring är nödvändig för att uppfylla tillämpliga redovisnings-, skatte-, juridiska eller regulatoriska krav.
Information som lagras för dessa ändamål kommer endast att lagras för det tillämpliga ändamålet och under den tillämpliga lagringsperioden och kommer inte att förbli tillgänglig som en del av abonnentens aktiva The Rehab Lab-konto.
The Rehab Lab upprätthåller säkra externa säkerhetskopior av databasen för säkerhet, katastrofåterställning och verksamhetskontinuitet.
När personuppgifter raderas från The Rehab Labs aktiva produktionsdatabas kan historiska kopior av informationen tillfälligt finnas kvar i säkerhetskopior av databasen som skapades innan raderingen ägde rum.
Schema för lagring av säkerhetskopior
Dagliga återställningspunkter lagras i upp till 30 dagar.
Veckovisa återställningspunkter lagras i upp till 8 veckor.
Månatliga återställningspunkter lagras i upp till 12 månader.
Säkerhetskopior av databasen raderas automatiskt när deras tillämpliga lagringsperiod löper ut. The Rehab Lab lagrar inte säkerhetskopior av databasen på obestämd tid eller permanent. Därför kan personuppgifter som har raderats från det aktiva produktionssystemet finnas kvar i en historisk säkerhetskopia för katastrofåterställning i upp till 12 månader efter raderingen.
Historiska säkerhetskopior upprätthålls enbart för säkerhet, katastrofåterställning och verksamhetskontinuitet och används inte som en del av The Rehab Labs normala drift.
Om en historisk säkerhetskopia av databasen återställs kommer The Rehab Lab att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att tillämpliga begäranden om radering och relevanta dataändringar som gjorts efter att säkerhetskopian skapades tillämpas på nytt innan den återställda databasen återgår till normal produktionsanvändning.
The Rehab Labs säkerhetskopior av databasen lagras i en privat Amazon Web Services (AWS) S3-miljö. Offentlig åtkomst till lagringen av säkerhetskopior är inaktiverad och säkerhetskopiorna skyddas med kryptering på serversidan. Åtkomsten till säkerhetskopieringsmiljön är begränsad och kontrolleras med hjälp av AWS-behörigheter för identitets- och åtkomsthantering.
Kommunikationen mellan användare och The Rehab Lab skyddas under överföring med krypterade HTTPS/TLS-anslutningar. The Rehab Labs produktionsdatabas finns på vår produktionsserverinfrastruktur. Säkerhetskopior av databasen skapas automatiskt var 24:e timme och överförs säkert till privat Amazon Web Services (AWS) S3-lagring för katastrofåterställning.
Säkerhetskopior av databasen skyddas med åtkomstkontroller och kryptering på serversidan och raderas automatiskt enligt lagringsschemat som beskrivs nedan.
Nedan följer en lista över de huvudsakliga personuppgifter som samlas in och behandlas av The Rehab Lab:
Insamlade uppgifter
Kommentarer
För- och efternamn
Används för korrespondens och för att skapa abonnentens abonnemangsfaktura/kvitto
Användarnamn
Används för att logga in på The Rehab Lab
Lösenord
Lagras med en envägs-hash av lösenordet för autentisering
E-postadress
Används för kontoadministration, abonnemangsrelaterad korrespondens, fakturor/kvitton, säkerhetsmeddelanden och servicekommunikation (krypterad)
Tidszon
Används för datum- och tidsrelaterade funktioner i The Rehab Lab
Kontaktadress
Används för att skapa abonnentens abonnemangsfakturor/kvitton (krypterad)
Insamlade uppgifter
Kommentarer
För- och efternamn
Lagras i krypterad form
E-postadress
Används för att skicka rehabiliteringsprogram och relaterad information om patientåtkomst (krypterad)
Obs! Abonnenter kan välja att inte använda klientsektionen i The Rehab Lab. Klientsektionen kan också inaktiveras för alla användare inom ett abonnemangskonto. För att begära detta, kontakta The Rehab Labs support eller The Rehab Labs dataskyddsombud (data.protection@therehablab.com).
The Rehab Lab använder utvalda tredjepartsleverantörer av tjänster och infrastruktur för att driva och tillhandahålla våra tjänster. Beroende på vilken tjänst som tillhandahålls kan dessa organisationer behandla uppgifter för vår räkning eller tillhandahålla infrastruktur som används av The Rehab Lab.
Amazon Web Services (AWS)
Tjänst: molninfrastruktur, lagring, leverans av e-post och lagring av säkerhetskopior av databasen
Plats: AWS-tjänster kan behandla eller lagra uppgifter i regioner utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, inklusive USA
Länk till policy
Google Analytics
Tjänst: webbplatsanalys
Plats: Google tillhandahåller tjänster internationellt, bland annat från USA
Länk till policy
Windcave (Payment Express)
Tjänst: betalningshantering
Plats: Australien/Nya Zeeland
Länk till policy
Hotjar
Tjänst: webbplatsanalys och analys av användarupplevelse
Plats: Hotjar är verksamt internationellt och har sitt huvudkontor på Malta i Europeiska unionen
Länk till policy
The Rehab Lab upprätthåller tekniska och organisatoriska åtgärder som är utformade för att skydda personuppgifter och stödja fullgörandet av våra skyldigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Dessa åtgärder omfattar kryptering av känsliga personuppgifter, säker autentisering, krypterad kommunikation, åtkomstkontroller, begränsad administrativ åtkomst, säkra externa säkerhetskopior, fastställda lagringstider för uppgifter och processer för att hantera begäranden som rör personuppgifter.
Vi strävar efter att beskriva våra rutiner för integritet och dataskydd på ett tydligt språk och ser över våra tekniska och organisatoriska åtgärder i takt med att våra tjänster och vår infrastruktur utvecklas.
The Rehab Lab behandlar abonnenters personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla och administrera våra tjänster, uppfylla rättsliga skyldigheter, skydda våra tjänsters säkerhet eller när en annan lämplig rättslig grund är tillämplig.
När samtycke används som rättslig grund för en viss typ av behandling kommer samtycke att begäras och kan, när det är tillämpligt, återkallas.
Abonnenter ansvarar för att fastställa en lämplig rättslig grund för de personuppgifter om sina klienter som de väljer att behandla via The Rehab Lab.
The Rehab Lab upprätthåller rutiner för att identifiera, bedöma och hantera misstänkta personuppgiftsincidenter.
Om en personuppgiftsincident inträffar kommer The Rehab Lab att bedöma incidentens art och möjliga konsekvenser och underrätta berörda abonnenter, tillsynsmyndigheter eller andra parter när sådan underrättelse krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Enskilda personer har, när tillämpliga omständigheter föreligger, rätt att begära tillgång till personuppgifter som lagras om dem.
Abonnenter kan kontakta The Rehab Labs dataskyddsombud för att begära tillgång till personuppgifter för vilka The Rehab Lab är Personuppgiftsansvarig. Om en abonnent får en begäran som rör klientuppgifter för vilka abonnenten är Personuppgiftsansvarig kommer The Rehab Lab att ge rimlig hjälp med att lokalisera och exportera information som behandlas via vår tjänst.
The Rehab Lab tillhandahåller verktyg som gör det möjligt för abonnenter att radera enskilda klientposter från det aktiva produktionssystemet.
Abonnenter kan även begära att hela deras konto och tillhörande personuppgifter raderas genom att kontakta vårt dataskyddsombud på data.protection@therehablab.com. Radering av ett konto kräver verifiering från en behörig kontoinnehavare.
När personuppgifter raderas tas de bort från The Rehab Labs aktiva produktionssystem och är inte längre tillgängliga genom normal användning av tjänsten.
Historiska kopior av raderad information kan tillfälligt finnas kvar i säkra säkerhetskopior för katastrofåterställning tills dessa säkerhetskopior löper ut enligt The Rehab Labs schema för lagring av säkerhetskopior. Säkerhetskopior av databasen lagras i högst 12 månader och upprätthålls enbart för säkerhet, katastrofåterställning och verksamhetskontinuitet.
Om en säkerhetskopia som innehåller tidigare raderade personuppgifter återställs kommer The Rehab Lab att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att tillämpliga begäranden om radering tillämpas på nytt innan den återställda databasen återgår till normal produktionsanvändning.
Viss information kan också lagras när The Rehab Lab enligt lag är skyldigt att behålla den, exempelvis för redovisnings-, skatte-, juridiska eller regulatoriska ändamål.
När rätten till dataportabilitet enligt GDPR är tillämplig kommer The Rehab Lab att tillhandahålla relevanta personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, där detta rimligen är möjligt.
Om en abonnent får en begäran om dataportabilitet som rör klientuppgifter för vilka abonnenten är Personuppgiftsansvarig kommer The Rehab Lab att ge rimlig hjälp med att exportera relevant information som lagras i vår tjänst.
För att begära en dataexport, kontakta The Rehab Labs support eller vårt dataskyddsombud (data.protection@therehablab.com).
The Rehab Lab tar hänsyn till integritet och säkerhet vid utformning, utveckling och underhåll av våra tjänster.
Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder omfattar krypterad kommunikation, kryptering av lagrade känsliga personuppgifter, hashning av lösenord, åtkomstkontroller, begränsad administrativ åtkomst, säkra externa säkerhetskopior av databasen och fastställda policyer för lagring av säkerhetskopior.
Dessa åtgärder granskas och uppdateras i takt med att The Rehab Labs programvara, infrastruktur och säkerhetskrav utvecklas.
The Rehab Lab har utsett en teammedlem baserad i Auckland, Nya Zeeland, för att övervaka våra interna rutiner för dataskydd samt frågor som rör integritet och efterlevnad av GDPR.
Vårt dataskyddsombud kan kontaktas på data.protection@therehablab.com.